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Benutzer anlegen in ARIS

Im gesamten ARIS-Umfeld gibt es eine Vielzahl von anfallenden Aufgaben, welche erledigt werden müssen. Um auch die entsprechenden Personen berechtigen zu können, ist es unabdingbar an Hand eines Rollen-Konzeptes die Verantwortungen zu definieren. Hierbei hat es sich bewährt, zwischen einzelnen Benutzern und sogenannten Benutzergruppen (mehrere Benutzer) zu differenzieren. Man hat damit die Möglichkeit Aufgaben und Verantwortungen klar bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen zuzuordnen. Erst dadurch wird eine reibungslose Handhabung mit einem BPM-Tool möglich

In folgendem Beitrag werden wir Ihnen erklären wie Sie in ARIS Benutzer anlegen können und was dabei zu beachten ist.

Nachdem Sie definiert haben, welche Rollen, bzw. Benutzer es geben soll (Rollen- bzw. Berechtigungskonzept) wechseln Sie in das Modul „Administration“. Nur dort können Sie Einstellungen zu den Benutzern vornehmen.

Wenn Sie mit einem Klick die entsprechende Datenbank markieren, sehen Sie im rechten Bildabschnitt alles was mit Benutzern zu tun hat.

ARIS Benutzer

Hier können Sie auch Benutzer anlegen.
Klicken Sie hierzu auf den Punkt Benutzer anlegen.

Jetzt öffnet sich der so genannte Benutzer-Assistent. Dort müssen Sie Schritt für Schritt vorgehen.
Füllen Sie nach und nach die Punkte aus, bestätigen Sie jeweils mit weiter und klicken bei Schritt 6: „Eingaben bestätigen“ auf „Fertig stellen“.

1. Schritt: Benutzer anlegen
Hier können Sie den Benutzernamen vergeben, ggf. ein Kennwort anlegen und entscheiden ob der Benutzer ein Systembenutzer sein soll. Ein Systembenutzer hat alle Rechte.

2. Schritt: Benutzergruppenzuordnung
Hier können Sie dem Benutzer eine ggf. angelegte Benutzergruppe zuweisen, sofern das gewünscht ist. z.B. kann eine Benutzergruppe die „Systemverantwortlichen“ sein.

3. Schritt: Identifizierer
Der Identifizierer wird hauptsächlich dazu verwendet, um einzelne Datenbankinhalte mit einem schnellen Blick zuordnen zu können. Beispiele für Zuordnungen bei Modellen und Objekten:

  • Zuordnung zu Referenzmodellen
  • Zuordnung zu verschiedenen Teildatenbanken (z.B. anderer Standort etc.)

4. Schritt: Funktionsrechte
Mit Hilfe der Funktionsrechte stellen Sie Benutzern bestimmte Funktionalitäten zur Verfügung und konfigurieren damit deren funktionale Befugnisse.

Folgende Funktionsrechte gibt es:

  • Anzeige Benutzerverwaltung
  • Benutzerverwaltung
  • Change Management
  • Datenbankadministration
  • Datenbankexport
  • Methodische Änderungen
  • Präfixverwaltung
  • Schriftformatverwaltung
  • Attributformatierung

5. Schritt: Methodenfilter
Alle in der Konfigurationsdatenbank enthaltenen Methodenfilter sind aufgelistet.

6. Schritt: Eingaben bestätigen
Hier sehen Sie noch einmal Ihre Eingaben und können diese final bestätigen.

Nun sehen Sie den angelegten Benutzer im rechten Bildabschnitt wie nachfolgend gezeigt.

Benutzer angelegt

Selbstverständlich ist uns bewusst, dass dieser Artikel in keinem ausreichenden Maße die Komplexität eines professionellen Benutzerkonzeptes erklärt. Das würde auch den Rahmen dieses Blogbeitrags sprengen. Wir haben jedoch ein Musterbenutzerkonzept in Word erstellt, welches Sie oder Ihre Firma natürlich bei uns anfordern können. Bitte nehmen Sie einfach Kontakt mit dem Autor auf.

Über den Autor:

Felix Hahn ist seit mehreren Jahren als Berater im Prozess- und Qualitätsmanagement mit ARIS und ibo tätig. Er hat sich in verschiedenen Projekten mit der Evaluation passender Best Practices und Standards beschäftigt und befasst sich intensiv mit den Themen Compliance, Business Intelligence, Business Process Management etc. Den Autor können Sie unter f.hahn@q-4.biz kontaktieren.

www.q-4.biz
Q-4 GmbH
Pariser Str. 50
81667 München

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ARIS Reports und Makros importieren

Importieren von Reports (Berichten) oder Makros in ARIS

Sie möchten die Struktur Ihres Unternehmens kennen und verstehen? Sie wollen die Risiken und Schwachstellen in Ihrem Unternehmen identifizieren und ausmerzen. Sie wollen Ihre Modelle vergleichen? Oder wollen Sie  eine Übersicht automatisch generieren, wenn in Ihren Modellen etwas geändert wird?

Diese und andere Wünsche beschäftigen viele Führungskräfte. ARIS Reports (Berichte) und Makros können Ihnen durch die Darstellung der gewünschten Daten in einer grafischen Art und Weise helfen. Heute möchten wir Ihnen zeigen wie man ARIS Reports (Berichte) und Makros einrichtet und pflegt.

Um die Reports und Makros in ARIS nutzen zu können, müssen diese importiert werden. Hierzu ist es notwendig, dass Sie über einen ARIS Business Architekt verfügen, da zur Durchführung des Importes das Verwaltungsmodel (Administration) benötigt wird. Wenn Sie nur über den Business Designer verfügen, müssen Sie in jedem Fall Ihren ARIS Administrator bitten, Reports oder Makros zu installieren, da Sie dann nicht über die entsprechenden Module verfügen.

Bevor ein Report oder Makro verwendet werden kann, muss er in ARIS zur Verfügung gestellt werden. Die folgenden Screenshots zeigen, wie Sie einen Report oder Makro Schritt für Schritt importieren:

Im Modul Skripte kann man diesbezüglich Einstellungen vornehmen.

ARIS MODULE

Klappen Sie die jeweilige Sektion auf und erstellen Sie eine neue Kategorie Namens „Reports & Makros“ (Sie können hier einen beliebigen Namen wählen), indem Sie bei Reports auf  „Neu“ klicken und dann auf „Kategorie“. Um ähnliche Reports bzw. Makros zusammenfassen und aus Gründen der Übersichtlichkeit werden diese Kategorien verwendet. Kategorien sind ähnlich wie Ordner auf Ihrer Festplatte.

ARIS1

Nun importieren Sie den benötigten ARIS Report oder Makro indem Sie per Rechtsklick auf die erstellte Kategorie die Option“Importieren“ auswählen.

ARIS2

Danach selektieren Sie den zu importierenden Bericht oder das benötigte Makro aus. Berichte und Makros werden in ARIS is .arx (Report) oder .amx (Makro) Dateien gespeichert. In unserem Fall „Hinterlegungsstruktur ermitteln.arx“, oder „Modell soll gespeichert werden.amx“

ARIS3

Nach der Auswahl der zu importierenden Datei wird ein weiteres Dialogfeld angezeigt. Dort setzen Sie, alle angebotenen Haken und bestätigen das Feld, indem Sie auf „Öffnen“ klicken. Hierbei wählen Sie externe Dateien aus, die ebenfalls importiert werden. Sollten Sie hierbei Zweifel haben, ob diese ebenfalls zu importieren sind, sollten Sie sich mit Ihrem ARIS Administrator in Verbindung setzen. Um die gewünschte Funktionalität des zu importierenden Reports jedoch sicherzustellen, ist ein Import dieser zusätzlichen Daten jedoch nötig.

ARIS4

Nun wurde der Report bzw. Makro importiert und kann eingeschränkt (nur vom Administrationsteam) verwendet werden. Um den Report bzw. Makro für alle Anwender bereitzustellen, müssen Sie noch die allgemeine Freigabe durchführen.

Der folgende Beitrag zeigt, wie Sie ein ARIS-Makro für alle Benutzer freigeben. Des Weitern zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Report bzw. Makro in ARIS starten.

Über den Autor:

Felix Hahn ist seit mehreren Jahren als Berater im Prozess- und Qualitätsmanagement mit ARIS und ibo tätig. Er hat sich in verschiedenen Projekten mit der Evaluation passender Best Practices und Standards beschäftigt und befasst sich intensiv mit den Themen Compliance, Business Intelligence, Business Process Management etc. Den Autor können Sie unter f.hahn@q-4.biz kontaktieren.

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Freigeben eines ARIS Reports bzw. Makros

In diesem Beispiel erläutern wir Ihnen, wie Sie in ARIS einen Report (Bericht) bzw. Makro für alle Benutzer freigeben. Um einen Report bzw. Makro in ARIS freigeben zu können, müssen Sie über einen ARIS Business Architekt verfügen. Sofern Sie nur über den Business Designer verfügen, müssen Sie in jedem Fall Ihren ARIS Administrator bitten, Reports oder Makros freizugeben.

Sollten Sie den Report bzw. Makro noch nicht auf Ihrem ARIS Server importiert haben, können Sie hier nachlesen, wie Sie einen Report bzw. Makro importieren können.

Zur Freigabe für alle Benutzer klicken Sie im Modul „Skripte“ mit einem rechtsklick auf die gewünschte Kategorie in dem sich der freizugebene Report bzw. Makro befindet (in unserem Beispiel „Reports & Makros“). Dann müssen Sie den Report bzw. Makro auswählen und markieren und per Rechtsklick die Eigenschaften öffnen.

ARIS5

Folgend müssen Sie den Haken bei „Für alle Anwender“ setzten und mit „OK“ bestätigen.

ARIS6

Jetzt ist der ARIS Report bzw. Makro bereit für den Einsatz.

Im folgenden Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie einen freigegebenen Marko bzw. Report starten können.

Über den Autor:

Felix Hahn ist seit mehreren Jahren als Berater im Prozess- und Qualitätsmanagement mit ARIS und ibo tätig. Er hat sich in verschiedenen Projekten mit der Evaluation passender Best Practices und Standards beschäftigt und befasst sich intensiv mit den Themen Compliance, Business Intelligence, Business Process Management etc. Den Autor können Sie unter f.hahn@q-4.biz kontaktieren.

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Start eines Reports bzw. Makros in ARIS

Die folgenden Schritte zeigen, wie ein Bericht oder ein Makro in ARIS gestartet werden kann.

Wichtig ist hierbei zu Wissen, dass jeder Report über einen eigenen Kontext verfügt. Kontexte in ARIS können sein: Modelle, Objekte, Gruppen, Filter oder Datenbanken. Um einen Report bzw. Makro zu starten müssen sie den jeweiligen Kontext zum Start des Reports bzw. Makros selektieren.

In unserem Beispiel starten Sie einen Makro, der in einem Model-Kontext läuft. Hierzu selektieren Sie das Modell, welches Sie  auswerten möchten.

Dann wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt „Auswerten“ -> „Start Bericht“ bzw. „Start Makro“ aus:

ARIS7

Folgend wird Ihnen der Report- bzw. Makro-Wizzard angezeigt. Wählen Sie den jeweilig zu startenden Report bzw. Makro aus.

ARIS8

Danach auf „Weiter“ klicken. Im folgenden Menü können Sie – sofern es im Report eingestellt ist – das Ausgabe Format wählen. Die hier von Ihnen gewählten Optionen beeinflussen das Verhalten des Reports bzw. Makros nicht, sondern spezifizieren nur dessen Ausgabeformart. Wählen Sie hier also Ihr favourisiertes Format und starten Sie den Report mit einem Klick auf „Fertig stellen“.

ARIS9

Nach der Erstellung des Reports oder Durchführung des Makros wird das Ergebnis angezeigt.

Über den Autor:

Felix Hahn ist seit mehreren Jahren als Berater im Prozess- und Qualitätsmanagement mit ARIS und ibo tätig. Er hat sich in verschiedenen Projekten mit der Evaluation passender Best Practices und Standards beschäftigt und befasst sich intensiv mit den Themen Compliance, Business Intelligence, Business Process Management etc. Den Autor können Sie unter f.hahn@q-4.biz kontaktieren.

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Chancen aus MaRisk und MaComp

Die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) und die Mindestanforderungen an die Compliance-Funktion (MaComp) stellen hohe Anforderungen an Finanzdienstleiser. Die Einführung der MaRisk und der MaComp und deren kontinuierliche Sicherstellung erfordert Aufwände. Dennoch bieten die Ergebnisse nach deren Umsetzung auch erhebliche Chancen für die jeweiligen Institute.

Effiziente MaRisk und MaComp Compliance

Sowohl bei der Einführung als auch im Rahmen der permanenten Sicherung der MaRisk und MaComp sollten Institute das Rad nicht neu erfinden. Es gibt mitlerweise eine Vielzahl von Standards bzw. Best Practices für die Finanzwirtschaft, die große Teile der aus den MaRisk resultierenden Erfordernissen sehr effizient sicherstellen. Natürlich bleiben hierbei immer institutsspezifische Sonderfälle und -bereiche, die nicht abgedeckt werden. Dennoch gilt, dass es für über 90% der Anforderungen verlässliche Standards und Best Practices gibt. Hierbei sind insbesondere die folgenden drei Bereiche zu erwähnen:

  • Prozessdokumentation: Hier sollte auf jeden Fall auf etablierte Best Practices zurückgegriffen werden um die Entwicklungsaufwände in engen Grenzen zu halten. Internationale Standards, wie Business Process Modell and 2.0 von der (Object Management Group), die ARIS Methodik (eEPK, VKD, etc.) und das Tool ARIS der Software AG oder ein striktes Festhalten an einfachem UML kann die hier entstehenden Aufwände signifikant senken. Sofern man noch vor der Einführung steht, kann hierfür auch auf das TOGAF Framework zurückgegriffen werden. Insbesondere bei Änderungen (der MaRisk, Technologien oder anderer Best Practice Erfahrungen) ist daurch auch immer ein sicherer Migrationspfad sichergestellt. Bei Eigenentwicklungen kann in einem solchen Fall ein signifikanter Entwicklungsaufwand entstehen, der dann im Rahmen des operativen Geschäfts gestemmt werden muss.
  • Risk Management: Hier empfiehlt es sich in jedem Fall der Rückgriff auf den COSO Standard, da eine fallspezifische Prüfung und Umsetzung ansonsten sehr viel juristische Kenntnisse im operativen Betrieb verlangt. Der COSO Standard stellt eine ideale Grundlage zur einfachen Umsetzung z.B. in Form von Templates (zur Risiko- und Prüfdokumentation) oder standardisierten Prozessen (Risikoüberblick und Risikostrategien) bereit.
  • Compliance: Hier ist die Umsetzung der vom Bundesverband Deutscher Banken herausgegebenen Best Practice höchst empfehlenswert. Auch hier bedeutet eine eigenständige rechtliche Sicherstellung aller relevanten Anforderungen einen signifikanten Aufwand, der sich vermeiden lässt. Natürlich können und sollten basierend auf dieser Best Practice zusätzlich weitere institutsspezifische Vorgaben gemacht werden.

Chancen aus den MaRisk und MaComp

Nach der erfolgreichen Einführung und Umsetzung der MaRisk und MaComp bietet sich dem jeweiligen Institut und seinem Management ein erheblicher Mehrwert, der aber in vielen Fällen nicht erkannt oder realisiert wird. Laut PPI besteht beispielsweise bei 80% der Versicherer erheblicher Handlungsbedarf. So lassen sich nach einer erfolgten Dokumentation der risikorelevanten Prozesse viele management-relevante Informationen im Rahmen von Business Intelligence (BI) nutzen (z.B. „An welchen Stellen wird Kontakt zu einer anderen Institution / Behörde aufgenommen?“, „An welchen Stellen entstehen im Kundenkontakt relevante Bonitätsinformationen?“ oder „Welche Risiken treten im Kreditprozess auf, bzw. an welcher Stelle?„). Die Einführung von Best-Practices ermöglicht aber auch einen einfacheren Austausch und eine effizientere Zusammenarbeit mit anderen Marktteilnehmern. Sowohl auf der technischen Ebene ist eine Anbindung an third-party System wesentlich einfacher zu gestalten, als auch auf  fachlicher Ebene ist das Mapping der jeweiligen Fachbegriffe höher, was eine Abstimmung der Cooperation wiederum vereinfacht.

Fazit

Durch die MaRisk in das Managementsystem wird eine leistungsfähige, effiziente und dynamische Organisation geschaffen, die:

  • Sicherheit bei der Erfüllung interner und externer Forderungen gibt (dies schließt gesetzliche Anforderungen ein);
  • die Qualität der Produkte und Services erhöht;
  • die Kosten durch Fehlerminimierung reduziert;
  • dabei unterstützt, Doppelregelungen zu vermeiden;
  • klare Prozesse bereitstellt, deren Wirksamkeit und Effizienz messbar ist;
  • Risiken eng begrenzen;
  • systematisch Verbesserungspotenziale erkennen und nutzen lässt;
  • das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter stärkt;

Weiterführende Informationen

Weite Informationen zu den MaRisk und deren Umsetzung finden Sie hier.

Weiter Informationen zu COSO und dem IKS finden Sie hier.

Author: Dr. Levin Brunner
Dr. Brunner studierte an der TU München Informatik, promovierte in Computerlinguistik an der LMU im Bereich semantic Web und ist seit mehreren Jahren als Berater im Prozess- und Qualitätsmanagement tätig. Er hat sich in verschiedenen Projekten mit der Evaluation passender Best Practices und Standards beschäftigt und befasst sich intensiv mit den Themen Compliance, Business Intelligence sowie Knowledge und Information Management.